Chancen und Risiken digitaler Brandschutzdokumentation

Ausführende Unternehmen, Planer, Bauleiter und Sachverständige sollten den Zustand des baulichen und anlagentechnischen Brandschutzes von Gebäuden stets dokumentieren – sei es bei der Neuerstellung, Sanierung oder Instandhaltung.

Digitale Lösungen für die Dokumentation brandschutzrelevanter Anlagen, Maßnahmen und Mängel bieten dabei zahlreiche Vorteile gegenüber analogen Lösungen.

Minimierter Aufwand
Mobile softwarebasierte Dokumentationswerkzeuge laufen auf intuitiv bedienbaren Smartphones oder Tablets und nutzen deren integrierte Fotofunktion. Sie ersetzen das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat auf der Baustelle. Stattdessen werden Vor-Ort-Informationen direkt in Wort, Text und Bild digital erfasst und zugeordnet. Die Programme erlauben z.T. die Berichtserstellung direkt im Anschluss einer Begehung ohne Nachbearbeitung im Büro. Das spart Zeit und verhindert doppelte Arbeit und minimiert Fehlerquellen, z.B. durch nachträgliche falsche Zuordnung von Fotos.

Datenaustausch
Ein großes Plus der Software-Tools liegt im einfachen Austausch von Daten und Aufgaben zwischen den am Bau Beteiligten. Mängel z.B. können direkt und inklusive aller erfassten Informationen wie Foto, Standort und Beschreibung einem Unternehmen zugewiesen werden. Alle Beteiligten greifen auf den gleichen Datenstand zu. Die Aufgabenzuweisung und Stand der Bearbeitung sind so transparent.

Allerdings sollte u.a. geprüft werden, ob die Unternehmensvorgaben die Verwendung externer Speichermedien, z.B. einer Cloud-Lösung, überhaupt zulassen.

Bei der Auswahl einer Dokumentationslösung ist darüber hinaus eine ganze Reihe von Fragestellungen zu beachten.

Hierzu zählen u.a.:

• Rechtssicherheit der Dokumentation: Kann das Programm plausibel dokumentieren, wann und durch wen Daten erhoben und bearbeitet wurden? Sind Manipulationsversuche so weit wie möglich auszuschließen?
• Technische Anforderungen: Ist eine permanente Internetverbindung notwendig? Welche Schnittstellen zu anderen Systemen müssen mit der Dokumentation möglich sein? Ist teure Neuanschaffung von Hardware nötig?
• Service: Im Vorfeld sollte geklärt werden, welcher Service geboten wird und welche Kosten dadurch entstehen.
• Anpassbarkeit: Erlaubt das Programm die Übernahme individueller Berichts-Layouts im Corporate Design des Nutzers? Lassen sich eigene Textbausteine, Checklisten usw. hinterlegen?